Quem nunca brincou de designer ao montar uma apresentação de PowerPoint não sabe o que é se sentir ousado na vida. E os diretores das empresas não nos deixam mentir. Após exaustivas horas desenvolvendo seus relatórios, parecem amar abrir o programa para transformar todo o conteúdo em apresentações impactantes. Faltam efeitos de transição de slides para descrever tanto entusiasmo. Mas, apesar dessa brincadeira, sem dúvida, levada a sério por eles e de capricharem para contar os feitos de seus departamentos, é comum a mensagem não ser bem entendida ou, pior: deixar de ser uma mensagem da empresa para ser a voz solitária de um de seus departamentos.

É fato que os arquivos PPTs – aqueles gerados pelo PowerPoint – são velhos amigos desde os primeiros anos da internet em nossas casas. Sofisticaram trabalhos escolares, ilustraram apresentações de faculdade e chegavam diariamente nas caixas de entradas dos e-mails como avós das atuais imagens de “bom dia” que recebemos dos parentes nos grupos de WhatsApp. Em outras palavras: caíram rapidamente na “boca do povo” e, claro, invadiram o mundo corporativo. Viraram instrumentos de prospecção. Hoje, alguns têm até apelidos de guerrilha, como o “PPT matador”, aquele que promete vender qualquer ideia ou produto com seu conteúdo. Mas as apresentações de PowerPoint também são poderosas ferramentas de comunicação interna e, se bem produzidas, incorporam o design institucional da empresa.

Afinador da comunicação interna

As apresentações de slides aterrissaram nas organizações para tornar os relatórios mais atrativos. Mas, muitas vezes, isso não passa de uma tentativa. O PPT fica enfadonho, seus layouts, cores e fontes não reforçam a identidade da organização e, vez ou outra, traz um conjunto de páginas com textões que são lidos ao invés de apresentados.

É importante se ter em mente que o PPT é a muleta da apresentação. E deve representar a empresa e integrar departamentos, somando vozes e resultados. É aí que nós da Refinaria entramos.

Nos últimos anos, a demanda por PPTs para empresas aumentou. Muitas chegam até nós solicitando a criação de layouts e até a realização de oficinas com suas equipes a fim de ensiná-las a gerar bons relatórios em PPT. Nosso trabalho é estudar o cliente, seus valores, sua identidade visual (ou criar uma, caso ainda não tenha) e produzir modelos de slides para que o esforço dele se resuma a inserir o conteúdo. Definimos, também, as fontes a serem usadas, como os elementos visuais devem ser aplicados e se convém usar animações e quando. Assim, ninguém perde tempo de trabalho com uma tarefa que é própria do designer e, sem desmerecer as boas intenções, melhor realizada por ele.

A ideia é agilizar processos e fazer com que as apresentações sejam impactantes. Que todos os departamentos criem apresentações dentro de uma mesma linha e aprendam a inserir gráficos atrativos, uma mensagem objetiva e resumida para facilitar a vida dos ouvintes. À medida que essa mensagem se torna mais palatável, cada setor começa a ter uma visão mais ampla do que a empresa e seus colaboradores têm feito pelo desenvolvimento dela. Em outras palavras: a orquestra fica afinada e todos conseguem ter condição de tocar a mesma música.

Dicas para um PPT infalível

• Contrate uma agência para desenvolver um layout. Assim, a equipe ganha tempo para se dedicar às tarefas específicas da função de cada um;
• O PPT deve refletir a imagem institucional da empresa e integrar departamentos em uma só linguagem. Ou seja: todo mundo deve usar o mesmo layout adaptado as suas necessidades;
• Nada de textos longos e redundâncias. O verbo que rege a produção de PPTs é o sintetizar. Só coloque o que é fundamental;
• Use imagens atrativas;
• Evite gráficos e tabelas complexas. Resuma ao máximo para facilitar a rápida compreensão;
• Pense como um roteirista ou um diretor de teatro. Você tem uma mensagem para o seu público e deve se comprometer em adicionar somente elementos que contribuam para contar a história.
• Fuja daquelas informações muito institucionais – missão, valores, quem somos – e vá direto ao ponto. Conquiste o público com novidades, com pontos relevantes para a apresentação, focando sempre na mensagem principal.
• As apresentações devem ser bonitas, atraentes, bem diagramadas, mas também trazer as informações de forma clara e objetiva.

Ah, nós da Refinaria amamos trabalhar essa e outras formas de design institucional para empresas. Conte conosco para aprimorar seus processos e ter apresentações impactantes!